Assistant administratif / Assistante administrative

Le (ou la) responsable administratif(ve) de l'association sera en charge des missions suivantes pour la Maison de Ted et Autism Friendly Académie, les deux dispositifs gérés par l'association, en coordination avec la déléguée générale et le président de l'association.
1/ Accueil et gestion des familles
- traitement des appels téléphoniques, des mails et des demandes en présentiel
- gestion des nouvelles demandes de prise en charge et des demandes d'information
- organisation des ateliers, cafés des parents, et autres activités et événements avec les familles
- aide à l'établissement des contrats en début d'année scolaire et des fins de contrats en fin d'année scolaire (traitement des informations fournies par les familles)
- Enregistrement des dossiers d'inscription des élèves de l'Académie, saisies sur Base élèves
2/ Gestion des fournisseurs et des salariés
- gestion des commandes, achats, entretien, travaux, sécurité.
- règlement des factures des fournisseurs
- gestion du parc informatique, abonnements, logiciels, adresses mail.
- relations avec l'assurance, gestion des dégâts éventuels avec établissement de constats
- gestion des embauches des salariés, des absences et des fins de contrats des salariés (déclarations, gestion de la mutuelle, des visites médicales, de l'organisme de formation.)
- paiement des salaires (10 salariés) en lien avec le cabinet comptable
- gestion des stages (conventions de stage / paiement éventuel des stagiaires)
3/ Gestion des formations
- organisation des formations (planning, inscriptions, relations avec les organismes de formation, organisation des journées de formation.)
- déclarations auprès de l'organisme de formation (OPCO), suivi des versements
4/ Gestion des recettes et des contacts
- Gestion et suivi d'un CRM permettant de gérer tous les contacts de l'association et d'automatiser l'envoi des attestations de paiement et des reçus fiscaux
- Prélèvements des familles de la Maison de Ted et de Autism Friendly Académie : vérification des encaissements, émission des attestations de paiement, gestion des défauts de paiements
- Adhésions, dons, autres recettes : gestion des campagnes annuelles d'adhésion avec le CRM, vérification des encaissements entre le CRM et le compte bancaire, relances
5/ Organisation administrative et comptable
- saisie et classement des factures en vue de leur transmission au cabinet comptable
- saisie et transmission d'un tableur de suivi des éléments comptable au cabinet comptable
- surveillance des comptes bancaires
- préparation des déclarations et paiements des impôts
- classement informatique, archivage
- gestion de la politique de RGPD (classement / destruction des documents confidentiels)

Profil du candidat
Les missions sont des missions polyvalentes et de confiance, nécessitant une bonne capacité d'investissement et d'adaptation, ainsi que de bonnes qualités relationnelles. La variété et l'importance des missions exige de posséder de bonnes méthodes de travail, une grande rigueur dans la gestion et l'organisation, une bonne réactivité, le sens des priorités et le respect des délais.
Sont également nécessaires de réelles capacités de travail en équipe, dans un état d'esprit associatif, avec bienveillance (petite équipe) et une motivation à participer à un projet associatif.

Le (ou la) responsable administratif(ve) doit obligatoirement avoir une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (notamment de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint.), un excellent niveau de français, à l'écrit comme à l'oral est également requis pour le poste proposé.

Une expérience dans le domaine associatif et/ou du handicap est un plus. (possibilité d'aménagement du temps de travail sur 4 jours 1/2).
Travail en présentiel requis compte-tenu de la nature des missions.
Convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 Mars 1966.